Любое письмо следует начинать с даты. Письмо личного плана можно написать от руки, деловое же лучше напечатать.

Печатать деловое письмо следует через полтора-два интервала, оставляя слева поле шириной 2-3 см (чтобы его можно было подшить к делу). Абзац должен начинаться с красной строки, отступая на 5 пробелов от поля. Деловые письма следует писать на чистой белой бумаге, на лицевой стороне. Страницы письма должны быть пронумерованы. Конверт должен быть такого же качества и цвета, что и письмо. Если конверт слишком прозрачен, сначала вложите письмо во второй конверт из более плотной бумаги.

Служебное письмо включает следующие составные части:

• заголовок;
• дата;
• наименование и адрес получателя;
• вступительное обращение;
• основной текст;
• аключительная фраза вежливости;
• указания на приложения.

Письмо зарубежному партнеру необходимо направлять на его родном языке либо на английском языке (язык международного общения). Для страховки можно послать дубликат письма на русском языке. Оформляя такое письмо, следует помнить, что за рубежом принято сначала писать должность и фамилию адресата, затем название фирмы, адрес, город и лишь в конце - страну. Дату написания лучше всего разместить в левом верхнем углу листа.

Писать письмо личного характера лучше ручкой, а не карандашом. Если вы хотите отправить открытку с поздравлением или приглашением, то надпись следует сделать от руки: это будет выглядеть не так официально.

Не следует писать письма на вырванных из тетради страницах, лучше использовать для этого чистую писчую бумагу. Никогда не пользуйтесь копиркой для написания письма. Если письмо написано на нескольких страницах, обязательно пронумеруйте их. Отвечать на письмо следует как можно быстрее: не позднее, чем через 2-3 дня после получения письма.

Посылая письмо супругам, адресовать его следует им обоим. Это касается приглашений на какие-либо торжества и т. п. Если вам оказали услугу, то поблагодарить можно не только лично, но и письмом (особенно, если вы живете в разных городах).

Если к вам пришло приглашение приехать на свадьбу или помолвку, то вы должны послать письмо с поздравлением и принятием приглашения не позднее, чем через 1-2 дня после получения приглашения. Точно так следует поступать и при выражении соболезнования.

Ведя переписку, старайтесь не "забрасывать" вашего знакомого чересчур частыми письмами (достаточно 1-2 писем в неделю). В письме необходимо всегда отвечать на поставленные вашим корреспондентом вопросы. Написанное сгоряча письмо лучше не посылать сразу же, а отложить его в сторону и перечитать через день-два на свежую голову.

Получив письмо в присутствии постороннего, отложите его в сторону и закончите сначала вашу беседу. Если же письмо срочное, извинитесь перед собеседником, отойдите в сторону и просмотрите послание как можно скорее.

Некрасиво при посторонних читать вслух письма, предназначенные только вам (это оскорбляет человека, пославшего письмо). И совсем отвратительной является манера вскрывать и читать чужие письма (даже если это письмо адресовано вашей жене или мужу). Также неприлично и интересоваться содержанием записки, адресованной другому лицу, которое находится в вашей компании.

Открытки с поздравлениями и приглашениями посылаются без конверта. Если ваш корреспондент перестал отвечать на ваши письма и не желает продолжать переписку, вам также следует прекратить посылать ему письма. Письмо должно быть обязательно подписано: неподписанное слишком уж смахивает на анонимку. Помните, что то, как вы храните письма, свидетельствует о вашем отношении к человеку, написавшему их.